Divendres vinent començo la novena edició del curs de Gestió pràctica dels impagats a la Fundació Escola Cristiana de Catalunya. La primera edició d'aquest curs, va ser just després del confinament per Covid fa poc més de dos anys quan tot era convuls; ara el context continua sent convuls.

Mentre revisava i actualitzava el seu contingut i he pensat en compartir una síntesis del mateix per si pot ser d'utilitat.

Per què tenim impagats a les escoles?. Perquè el context econòmic és inestable i hi ha famílies amb dificultats econòmiques. Sens dubte aquesta és la raó principal que es deixin de pagar els rebuts d’escolarització dels seus fills i filles. La pèrdua de poder adquisitiu que ocasiona una situació econòmica com la que vivim fa que les famílies prioritzin les seves despeses i les escolars,  poques vegades es troben en les primeres posicions del ranking. 

No ser al capdavant d’aquesta priorització, és degut al caràcter social i de servei públic de l’escola concertada amb un concert que no finança la totalitat de les despeses de l’escola necessàries  per poder desenvolupar el seu projecte educatiu en tota la seva extensió. Aquest caràcter públic que se’ns dona a l’escola concertada afavoreix, en contextos inestables i en alguns casos a interpretacions errònies sobre l’obligatorietat o no d’algunes quotes i aportacions i algunes famílies acaben construint argumentacions que els autojustifica deixar de pagar l’escolarització. Així, d’una manera o altra, la crisi fa que la morositat augmenti a les nostres organitzacions.

Què podem fer per gestionar l'impagament?

Davant aquesta pregunta sempre responc el mateix; gestionar; que vol dir ocupar-se'n, fer coses amb l'objectiu d'aconseguir cobrar alguna cosa. I què podem fer per gestionar?. A continuació algunes orientacions.

• Actuacions preventives

Hi ha dues actuacions preventives  que les direccions de les escoles poden fer per reduir els nivells de morositat. 

La primera és la comunicació, en el sentit que cal fer pedagogia de com es finança l’escola. Quan una família escolaritza els seus fills en una escola, passa a formar part d’una comunitat i la seva actuació té incidència sobre aquesta; per tant, és important explicar el per què de les quotes, el per què de les aportacions voluntàries, que tot i ser voluntàries són necessàries, explicar que passa si es deixa de pagar.

Aquesta comunicació s’ha de fer sempre, a cada curs, no només en el moment de la preinscripció; cal trobar moments per anar fent pedagogia sobre el finançament, “els números” són necessaris i sense ells l’escola no és viable. Per tant aposto pel fet que els plans de comunicació de les escoles contemplin actuacions en aquest sentit.

L’altre actuació preventiva, te sentit econòmic i fa referència a les provisions comptables per insolvències per posar de manifest en el nostra balanç el risc econòmic dels impagats. D’aquesta forma cal posar en el pressupost de despeses aquesta provisió que a final de l’exercici dotarem. Per a fer-ho, establirem uns criteris a través d’una estimació global en el cas del pressupost i d’una realitat en el cas de la dotació a final d’exercici. Cal considerar que el fet que aprovisionem un rebut impagat, no vol dir que deixem de fer el seguiment ni renunciem al seu cobrament.

• Canvis organitzatius

També podem fer canvis organitzatius que poden afavorir  tenir menys impagats. Per exemple, acordar 12 mensualitats en lloc de 10, o acords de finançament concrets per a famílies, especialment en estpes no concertades on les mensualitats són altes, o establir un sistema de quotes de “tarifa plana” que iguala i a la vegada equilibra els imports al llarg de tota l’escolarització, o periodificar conceptes per tal que els rebuts tinguin el mateix import al llarg de tot el curs, o fer descomptes per pagament avançat  o flexibilitzar els terminis de pagament, són alguns exemples. 

Si que és important que els rebuts siguin clars i no generin dubtes sobre els diferents conceptes a les famílies.

A nivell organitzatiu, cal disposar d’un procés d’allò que fem i qui ho fa quan es retorna un rebut, cal assignar aquesta funció a alguna persona de l’organització, en general una persona de l’àrea d’administració i algú en representació de la titularitat, atès que en determinats moments caldrà que participi en el procés per donar força i rellevància al fet del no pagament. Però és important que la funció de reclamació de rebuts no quedi en “terra de ningú”. 

També organitzativament, caldrà monitoritzar el procés, que faci que fem un seguiment sistemàtic dels impagats i tinguem recollida la informació dels passos fets per si ens pot ser d’utilitat davant qualsevol futura actuació.

• Actuacions de cobramentQuan tenim un impagat, és important saber identificar de quin tipus d’impagat es tracta i ens preguntem “Qui no pot i qui si pot pagar?”. 

La família que realment no pot pagar, és una família que ve a l’escola a informar de la situació, és fàcil arribar a acords amb ella i mostra compromís cap a l’escola i el seu projecte educatiu. Amb ells, cal ser sensibles i ajudar-los, ens correspon. Potser un sistema de beques o acords de facilitat de pagament o reducció temporal de quotes; en tot cas però cal tenir molt ben definits els criteris d’atorgament d’ajuts, que siguin objectius i mesurables, per evitar l’efecte mirall que la situació pot generar.

Penso que un aspecte clau en el seguiment d’impagats, és el contacte personal, sigui presencial o virtual; la presencialitat afavoreix  conèixer de primera ma la causa del no pagament, es crea un major vincle, afavoreix arribar a acords i permet fer pedagogia sobre el finançament de l’escola. Aquest contacte requereix empatia, assertivitat i molta gestió emocional.

Vull destacar que és molt important que la direcció o la titularitat estableixi els límits d’actuació als quals es pot arribar durant tot el procés de reclamació de rebuts amb una família. Em refereixo a continuar donant o no algun servei com pot ser la mitja pensió o a iniciar algun tipus d’acció de caràcter judicial. Això és important per evitar situacions de desautorització del propi procés i dels professionals que fan el seguiment.

Sobre el procés de gestió, primer de tot, ser molt àgils, no demorar.

Per la meva experiència, el procés de reclamació de rebuts ha de seguir els següents passos:

-Seguiment telefònic inicial per saber de la situació, mirar d’arribar a un acord i fer-ne el seguiment. Molt important fer el seguiment.

-De no atendre, farem una comunicació per escrit. Pot ser un correu electrònic demanant que faci efectiu el rebut pendent i fent referència a l’acord anterior.

-Una entrevista personal, quan tenim dos o tres rebuts retornats. Cal evitar anar a més. Aquesta entrevista ha de ser feta per la titularitat de l’escola. Cal posar en valor l’escola i el seu projecte educatiu. 

-De no atendre potser una nova comunicació via burofax per si mai hem d’arribar a un procés de caràcter judicial.

-De no atendre de forma reiterada, tenim dues opcions a criteri de la titularitat, continuar reclamant tal i com hem fet fins ara i entrar en un seguit de trucades, correus electrònics, escrits i entrevistes a les quals en molts casos la família no s’acaba presentant o bé informar que traslladem la gestió dels seus rebuts als serveis jurídics. Si ho fem, si fem això darrer, vol dir que iniciem un camí de no retorn cap a un procés de reclamació judicial. Recomanació, si no l’hem d’iniciar no cal que ho comuniquem o ens desacreditem.

• Sobre els procesos monitoris

Arribat un punt, el que la titularitat decideixi, podem iniciar un procés judicial, primer un procés monitori i posteriorment un d’executiu si el primer no dona resultat. Hem de tenir en compte les possibilitats de cobrament reals per no haver d’acabar pagant les costes y taxes processals.

No és trivial la decisió d’un procés judicial, sigui quin sigui. Cal valorar els efectes del resultat vers la comunitat educativa i l’entorn en funció de la dimensió i posicionament de l’escola. Però ha d’arribar un punt que pot ser necessari per donar valor a l’escola, al seu projecte i a la resta de la comunitat educativa.

Sovint fer el seguiment dels rebuts retornats, és una tasca feixuga. Reclamar desgasta i a vegades costa veure els resultats o tens la impressió que la feina és en va. Només dues coses a tenir en compte. Primer estem fent el nostre treball, no estem reclamant res que no sigui de l’escola, reclamar una quota a algú que reiteradament no atén és posar en valor l’escola i defensar els interessos generals de tota la comunitat educativa  i segon, calen grans dosis de rigor, constància i especialment tenacitat.