Saps quins són aquells aspectes clau en la gestió econòmica d'una escola, allò que requereix una atenció especial i que per tant cal portar a el dia ?. En aquest post en parlo.

>>Les dades i la informació

Primer de tot, per fer una bona gestió econòmica de la teva escola, és important tenir al dia la informació comptable. La informació que ens ofereix la comptabilitat financera és la base de la gestió econòmica i la presa de decisions objectiva.

La comptabilitat financera respon a l'obligació d'anotar i registrar totes les operacions de caràcter econòmic i financer de la nostra escola en base a uns principis legals. Si hem de portar una comptabilitat, el més recomanable és aprofitar aquesta informació per fer previsions i prendre decisions, molt important en els entorns de canvi i incertesa com els actuals.

>>Qui és qui

Un altre aspecte important és conèixer les eines de què disposem. Em refereixo a “el qui és qui” en la gestió econòmica d'una organització. Us detallo les que són,  al meu entendre, les cinc eines bàsiques.

1. El pressupost de tresoreria:

La previsió de cobraments i pagaments a curt termini. Ens informa de la capacitat d'atendre els pagaments.

2. El pressupost

Respon a objectius i és la previsió del conjunt de les despeses i ingressos previstos per a un determinat període de temps (un curs / any) i facilita establir prioritats i avaluar la consecució dels objectius.

3. La Compte de resultats

El compte de pèrdues i guanys ens ofereix la comparativa dels ingressos i despeses en un determinat moment i per tant el resultat econòmic de l'organització.

4. La comptabilitat analítica

L'assignació de les diferents partides de despesa i d'ingrés a cadascuna de les activitats i serveis de l'escola amb l'objectiu de conèixer el seu cost i rendiment.

5. El Balanç de Situació

El Balanç de situació detalla el conjunt de drets i obligacions de l'escola respecte a tercers i ens ofereix la situació financera en un determinat moment.

>>Els 7 aspectes clau

Situats ja en l'àmbit econòmic, vegem quins són els aspectes clau de la gestió econòmica i financera en una escola.

1. Identificar i quantificar els riscos.

Un risc és la impossibilitat per aconseguir el nivell de resultat d'explotació de l'escola necessari per impulsar el projecte educatiu. En general es presenten per una disminució dels ingressos i un augment de les despeses.

Convindria confeccionar un mapa de riscos de la nostra escola i preguntar-nos, Què passa si ...?

Per exemple, davant el risc de no omplir l'escola en la matriculació, hauríem de preguntar, Quant disminueix la meva facturació per cada alumne de menys? O Quin és el nombre d'alumnes de menys a partir del qual puc disminuir estructura? O Com afecta al meu pressupost, tresoreria, estructura i projectes de futur si perdem el concert educatiu d'alguna unitat?

2. Monitoritzar la tresoreria

Realitzar un seguiment sistemàtic de la nostra tresoreria és imprescindible. Es tracta de focalitzar-nos en el curt termini. Com a mínim cada mes ens hauríem de centrar en veure quina liquiditat tenim, quins són els nostres propers cobraments i les nostres obligacions de pagament. Veure què passa a un mes vista, a tres mesos i un any, fins i tot intentar visualitzar a dos anys vista.

Si veiem que en algun mes podem tenir problemes de liquiditat, haurem de prendre decisions amb antelació i negociar amb proveïdors algun tipus d'ajornament o obtenir finançament a curt termini per part del banc. 

 3. Gestionar el pressupost

Gestionar el pressupost requereix equilibrar els comptes d'ingressos i despeses prenent mesures quan es produeixin desequilibris en l'obtenció dels mateixos segons el previst.

Així, cada mes i partida a partida haurem de comprovar si les previsions d'ingrés es van complint i si les despeses no es descontrolen i superen el previst.

Recomano fer una comparativa de la informació amb la de l'exercici anterior en el mateix moment, això ens donarà informació sobre l'evolució de les nostres despeses i ingressos i poder analitzar-ne les causes.

D'haver-hi desviacions, haurem de realitzar ajustaments amb cada responsable del pressupost i prioritzar els projectes i objectius.

4. Tenir una comptabilitat analítica

Es tracta d'assignar, en base a criteris previs establerts, les diferents partides de despesa i d’ingrés del compte de resultats de l'escola a cada servei o activitat que anomenem centre de cost, amb l'objectiu de conèixer el seu cost i rendiment. Això ens dóna una bona informació sobre el finançament de l'escola per a una presa de decisions correcta.

Una recomanació, no prengueu decisions que afectin econòmicament a un centre de cost sense saber que aporta aquest al finançament de l'escola.

5. Controlar els costos de personal

Les persones són l'actiu més important en una escola i és imprescindible que tinguem implantats sistemes innovadors de gestió de persones que contribueixin a la seva motivació.

Però disposar d'un marc professional motivador i d'un sistema de gestió de persones innovador,  res té a veure amb fer un control dels costos de personal quan aquests representen entre el 75% i el 85% del nostre pressupost.

Algunes orientacions per evitar ineficiències de la nostra organització que sovint són la causa d'un excés de costos laborals:

• Optimitza la planificació horària.
• Revisa les contractacions, especialment les temporals.
• Optimitza la distribució de les hores de Pagament Delegat en relació a el reconeixement d'antiguitats i a les hores "més cares"
• Aprofita premis, ajudes i subvencions; per exemple, la bonificació de el cost de la formació i els bons de la nostra mútua d'accidents laborals.

6. Gestionar la morositat

En contextos de crisi econòmica, la morositat augmenta i la nostra organització està acostumada a funcionar econòmicament i financera amb uns terminis de pagament i cobrament; si augmenta la morositat, els terminis de cobrament s'allarguen. 

En aquestes situacions hem de revisar els terminis de cobrament i pagament perquè aquests no afectin a la rendibilitat de l'escola i a la seva liquiditat.

Per a una bona gestió de la morositat, és important fer pedagogia sobre el finançament de l'escola i per què són necessàries les quotes, tenir un procés de gestió d'impagats bé interioritzat, una estructura amb disponibilitat horària per a aquesta funció, monitoritzar el seguiment i sobretot aplicar sistemàtica.

7. Realitza un control sistemàtic

Com tot, en la gestió es requereix sistemàtica.