Quan pensem en la possibilitat d'implantar una comptabilitat de costos a la nostra escola, és possible que pensem que això és una cosa d'empreses de caràcter industrial i ens sembli una cosa molt complicada per a la nostra organització escolar. No obstant això, també és possible que ens preguntem sobre que aporta econòmicament a la globalitat de l'escola cadascuna de les activitats i serveis que prestem. Fins i tot de vegades prenem algunes decisions sense tenir la seguretat que és la correcta.

La comptabilitat de costos, o analítica, ens aporta el saber si guanyem o perdem diners amb alguna activitat o servei dels que fem, ens permet conèixer la seva estructura de costos i per tant ens ofereix major capacitat de control i optimització i ens facilita la presa de decisions ja que disposem d'informació precisa de cada centre de cost.

Però, com puc implantar una comptabilitat de costos a la meva escola?

Proposo quatre passos.

1.- Definir els nostres centres de cost.

Un centre de cost és una àrea de servei de l'escola cap a les famílies o la societat sobre la què assignarem diferents despeses i ingressos que provenen de la comptabilitat financera amb l'objectiu de conèixer la seva eficiència com a tal.

I Quins tipus de centres de cost hi ha en una escola? Podem classificar-los en tres grups en funció de la seva significació a l'escola. Aquesta classificació pot ajudar-nos en la definició de criteris d'assignació de costos i en l'anàlisi posterior del resultat obtingut. En aquest sentit tindríem els següents grups de centres de costos:

• Els associats a la raó de ser de l'escola; són aquells que de no tenir-los no hi hauria escola i fan referència a les etapes educatives. Així podríem tenir un centre de cost per a cada etapa educativa: Educació Infantil, Primària, Secundària, Batxillerat, Cicles formatius, etc. Fins i tot en funció dels objectius de l'escola podria interessar un major desglossament, per exemple, un centre de Formació Professional, podria discernir per famílies professionals i fins i tot per cicles formatius.
• Els centres de cost que complementen la raó de ser de l'escola aportant valor afegit a aquesta. Si no hi ha aquests centres de cost associats a la nostra raó de ser, no existirien aquests complementaris. No tindríem un servei de mitja pensió de no tenir escola. Així aquí podríem incloure tots els serveis, mitja pensió, acollida, activitats extraescolars, esportives o les d'estiu podrien ser alguns centres de cost.
• En aquest tercer nivell, podríem incloure aquells centres de cost no relacionats amb la nostra raó de ser; per exemple, inversions immobiliàries.

Recomano que els centres de cost que acabem considerant siguin adequats a la realitat de les activitats de l'escola i siguin també significatius, en el sentit que hi hagi una correlació entre dimensió i importància de centre de cost i l'esforç de disposar d'aquest.

2.-Preparar el compte de resultats.

La comptabilitat analítica parteix de la informació que li ofereix la financera i en concret el compte de resultats pel que és de gran importància que aquest compte de resultats s'hagi confeccionat considerant els centres de costs i la comptabilitat analítica. Així, totes aquelles despeses que puguem distribuir ja a la comptabilitat financera, les distribuirem en el moment de la seva comptabilització.

Amb això em refereixo prenent els exemples del següent dibuix, que, en el moment de comptabilitzar els salaris, ho fem ja distribuint-los en les diferents partides comptables en funció de les dedicacions de personal i no en un compte global. Això ens estalviarà molta feina en el moment de definir els criteris d'imputació de despeses.

3.-Classificar les partides de despeses

No és que sigui imprescindible fer una classificació de les despeses, però si que ens pot orientar en la definició i disseny dels criteris de distribució entre els diferents centres de cost.

Així tindrem els costos directes, aquells que podem associar directament a un servei en concret, ja sigui en la seva totalitat o proporcionalment i que de no existir l'activitat no tindríem el cost; són de fàcil càlcul i distribució.

Alguns exemples, aprovisionaments de material docent, d'equips, despeses de personal a excepció de les d'administració, manteniment, neteja, de serveis generals, algunes despeses d'explotació i algunes amortitzacions, les que podem associar directament a un centre de cost.

Per contra, els costos indirectes, són aquells que no podem associar directament a un servei en concret ja que incideixen sobre diverses o totes les activitats. Encara que no hi hagi un d'aquests serveis, els continuem tenint ja que estan vinculats també a tots els altres.

Són costos indirectes, els de personal d'administració, neteja, manteniment, despeses generals de personal, la majoria de les despeses d'explotació com subministraments, rentings, publicitat, gestoria, tributs, contractes de manteniment, despeses financeres i algunes amortitzacions relacionades amb serveis generals .

4.-Definir els criteris d'imputació o repartiment de costos i confeccionar les guies de la comptabilitat analítica

Aquesta etapa potser és la més important, no tant per la seva complexitat, sinó perquè de com ho fem obtindrem una informació correcta o no per a la presa de decisions.

Per definir criteris d'imputació o repartiment de costos haurem:

• Considerar l'estratègia de l'escola respecte a alguns centres de cost. És possible que una part dels ingressos es destini a subvencionar alguna activitat per la qual cosa hauríem de tenir en consideració aquest aspecte; per exemple, els programes de beques.
• Ser fidels als objectius de la comptabilitat de costos que és la de conèixer l'estructura de costos de cadascun dels seus centres per veure quina és la realitat financera de l'escola.
• Ser objectius i respondre a la realitat.
• Ser simples, havent d'evitar el detall perquè siguin de fàcil actualització segons variïn les activitats de l'escola.

Alguns criteris per als costos directes; imputarem el 100% d'una partida comptable a un centre de cost quan aquesta està vinculada directament amb el mateix. Quan no podem imputar el 100% d'un cost directe buscarem la proporcionalitat en base a nombre d'alumnes o nombre d'hores, per exemple.

Per als costos indirectes haurem d'intentar trobar una guia simple i general, basant-nos en grans partides com pot ser la massa salarial de cada centre de cost, la seva facturació, el nombre d'hores d'ocupació o la superfície en metres quadrats. Pot ser un d'aquests indicadors o una combinació on un d'ells pot actuar de corrector d'un altre.

També és possible que haguem de fer una imputació manual d'algunes despeses, especialment per a aquelles que es donen de forma esporàdica en un exercici concret, per exemple, una indemnització per acomiadament, una subvenció a un projecte concret, etc.

Un cop definits els criteris, haurem de plasmar-los en una eina que serà la "guia de l'analítica". Aquesta eina no és més que una matriu on es creuen els comptes comptables del compte de pèrdues i guanys amb els diferents centres de costs i a on anotarem el percentatge de distribució de cadascuna d'elles entre els diferents centres de cost.

Al final, es tracta de passar d'un compte de pèrdues i guanys global de l'escola o tantes subcomptes de resultats com a centres de cost hàgim establert. Recomano provar, veure, analitzar i de no encaixar, ajustar.

La majoria de programes informàtics de gestió econòmica i financera, permeten informatitzar les guies d'una comptabilitat analítica, amb la qual cosa es recomana fer-ho, així disposarem de forma ràpida i puntual les mateixes en qualsevol moment que desitgem fer un seguiment o control econòmic de la nostra escola .